КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ В ОРГАНИЗАЦИИ

В этой статье мы расскажем вам о том, как правильно составить номенклатуру дел в организации. Номенклатура дел является основной составляющей эффективной системы документооборота, позволяющей упорядочить и структурировать документы в организации. Мы поможем вам разобраться с основными принципами и правилами создания номенклатуры, а также предоставим практические рекомендации для успешной реализации данного процесса. Если вы хотите научиться правильно организовывать деловую документацию, то этот материал точно для вас!

Номенклатура дел: создание, внесение изменений, утверждение, закрытие

Как правильно составить номенклатуру дел в организации:

Шаг 1: Определите систему классификации документов, соответствующую вашей организации. Это может быть по отделам, типам документов или другим критериям.

Шаг 2: Создайте список категорий для каждого раздела номенклатуры дел. Например, для отдела "Бухгалтерия" это может быть: "Отчеты", "Налоговая отчетность", "Договоры" и т.д.

Шаг 3: В каждой категории определите подкатегории или подгруппы документов. Например, в категории "Отчеты" можно создать подкатегории "Финансовые отчеты", "Производственные отчеты" и т.д.

Шаг 4: Присвойте уникальные коды или номера каждой категории, подкатегории и документу в номенклатуре дел. Это поможет в организации и поиске документов.

Шаг 5: Составьте подробное описание для каждой категории, подкатегории и документа. Укажите основные характеристики, содержание и сроки хранения.

Шаг 6: Создайте электронную базу данных или используйте специализированное программное обеспечение для ведения номенклатуры дел. Заполните информацию о каждом документе в соответствующие категории.

Шаг 7: Установите процедуры и правила обновления и поддержания номенклатуры дел. Обучите сотрудников работать с системой классификации и использовать правильные коды и номера.

Шаг 8: Периодически анализируйте и обновляйте номенклатуру дел, учитывая изменения в организации и документационных требованиях.

Самый простой и экономичный способ прошивки документов в дело

Для того чтобы правильно составить номенклатуру дел в организации, необходимо выполнить несколько важных шагов. Во-первых, необходимо определить основные категории документов, которые будут храниться в организации. Это могут быть, например, договоры, протоколы заседаний, отчеты и прочие документы, специфичные для данной организации.

Во-вторых, следует устанавливать ясные и понятные правила именования документов. Это поможет облегчить их поиск и упорядочивание. Название документов должно быть кратким, но информативным, чтобы сразу можно было понять его содержание. Кроме того, рекомендуется применять единообразие в названиях, чтобы избежать путаницы при поиске нужного документа.

Оформление номенклатуры дел. Практика - Альфия Левина. РУНО

Видеоурок. сшив отчета касира

Подшивка дела

Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

330 - Как составить номенклатуру дел в 1С:Документооборот 3.0

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.